Informationsschreiben für Mitarbeiter

GEMÄSS DEM GESETZ NR. 6698 ZUM SCHUTZ PERSONENBEZOGENER DATEN

ÜBER DEN SCHUTZ PERSONENBEZOGENER DATEN

INFORMATIONSSCHREIBEN FÜR MITARBEITER UND EINWILLIGUNGSERKLÄRUNG FÜR MITARBEITER

ZWECK UND UMFANG

Dieses Informationsschreiben wurde im Zusammenhang mit dem Gesetz Nr. 6698 zum Schutz personenbezogener Daten erstellt, das am 07.04.2016 im Amtsblatt veröffentlicht wurde und in Kraft getreten ist, um unsere Mitarbeiter darüber zu informieren, wie wir als Arbeitgeber in unserer Eigenschaft als Verantwortlicher die personenbezogenen Daten unserer Mitarbeiter verarbeiten, schützen und in erforderlichen Fällen mit Dritten sowie Institutionen teilen.

DEFINITIONEN UND ABKÜRZUNGEN

In diesem Informationsschreiben und in dieser Einwilligungserklärung bedeuten:

VERARBEITETE PERSONENBEZOGENE DATEN DER MITARBEITER

Zur Verwirklichung der unter Hauptüberschrift drei (3) dieses Informationsschreibens geregelten Zwecke werden die folgenden Daten der Mitarbeiter verarbeitet.

4. VORAUSSETZUNGEN FÜR DIE VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

Die ausdrückliche Einwilligung der Mitarbeiter ist nur eine der Rechtsgrundlagen, die eine rechtmäßige Verarbeitung personenbezogener Daten ermöglichen; liegt eine der nachstehenden Voraussetzungen vor, werden personenbezogene Daten von unserem Unternehmen auch ohne ausdrückliche Einwilligung unserer Mitarbeiter verarbeitet.

Neben der ausdrücklichen Einwilligung kann sich die Verarbeitung personenbezogener Daten auf nur eine der nachstehend genannten Voraussetzungen oder auf mehrere Voraussetzungen gleichzeitig stützen.

5. VERARBEITUNG BESONDERER KATEGORIEN PERSONENBEZOGENER DATEN

Besonderen Wert wird im Rahmen des Gesetzes solchen personenbezogenen Daten beigemessen, deren rechtswidrige Verarbeitung ein Risiko für Benachteiligung oder Diskriminierung der Personen begründet. Diese „besonderen“ personenbezogenen Daten sind Daten über Rasse, ethnische Herkunft, politische Meinung, philosophische Überzeugung, Religion, Konfession oder sonstige Überzeugungen, Kleidung und Erscheinungsbild, Mitgliedschaft in Vereinen, Stiftungen oder Gewerkschaften, Gesundheit, Sexualleben, strafrechtliche Verurteilungen und Sicherheitsmaßnahmen sowie biometrische und genetische Daten.

Besondere Kategorien personenbezogener Daten werden von unserem Unternehmen in Übereinstimmung mit den in dieser Richtlinie genannten Grundsätzen, unter Ergreifung aller erforderlichen administrativen und technischen Maßnahmen einschließlich der von der Behörde festzulegenden Methoden und bei Vorliegen der folgenden Voraussetzungen verarbeitet:

• Besondere Kategorien personenbezogener Daten mit Ausnahme von Gesundheits- und Sexualdaten können ohne ausdrückliche Einwilligung unserer Mitarbeiter verarbeitet werden, sofern dies in den Gesetzen ausdrücklich vorgesehen ist, mit anderen Worten, sofern das einschlägige Gesetz eine ausdrückliche Bestimmung über die Verarbeitung personenbezogener Daten enthält. Andernfalls wird die ausdrückliche Einwilligung unserer Mitarbeiter eingeholt.
• Besondere Kategorien personenbezogener Daten in Bezug auf Gesundheit und Sexualleben können zum Schutz der öffentlichen Gesundheit, zur Präventivmedizin, medizinischen Diagnose, Behandlung und Pflege sowie zur Planung und Verwaltung von Gesundheitsdiensten und ihrer Finanzierung durch Personen oder befugte Institutionen und Organisationen verarbeitet werden, die der Geheimhaltungspflicht unterliegen, ohne dass eine ausdrückliche Einwilligung erforderlich ist. Andernfalls wird die ausdrückliche Einwilligung unserer Mitarbeiter eingeholt.

METHODEN DER ERHEBUNG UND VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN DER MITARBEITER SOWIE RECHTSGRÜNDE

Ihre personenbezogenen Daten werden, wenn Sie mit unserem Unternehmen in Kontakt treten, über die Geschäftsleitung unseres Unternehmens, gedruckte und Online-Formulare, Telefon, Fax, E-Mail, Kurier usw. in elektronischer und/oder physischer Form erhoben und verarbeitet.

Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten im Rahmen der in den Artikeln 5 und 6 des Gesetzes geregelten Bestimmungen und, sofern vorhanden, auf Grundlage der ausdrücklichen Einwilligung verarbeitet.

ZWECKE UND RECHTLICHE GRÜNDE DER VERARBEITUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

Personenbezogene Daten der Mitarbeiter;

• zur Regelung des Arbeitsverhältnisses und zur Planung, Kontrolle und Nachverfolgung von Arbeitstätigkeiten aufgrund des Arbeitsvertrags zwischen Arbeitgeber und Mitarbeiter,
• zur Durchführung der Zuweisungsprozesse der Mitarbeiter,
• zur Erfüllung der durch das Arbeitsgesetz, das Arbeitsschutzgesetz, das Sozialversicherungsgesetz und die einschlägigen Vorschriften sowie insbesondere das Obligationenrecht, das Türkische Handelsgesetzbuch und das Vollstreckungs- und Insolvenzgesetz auferlegten Verpflichtungen,
• zur Durchführung sämtlicher Personal- und Personalaktenanwendungen, zur Durchführung von Ein- und Austrittsprozessen der Mitarbeiter, zur Sicherstellung der Durchführung von Lohn- und Buchhaltungsprozessen, zur Auszahlung von Gehältern und Planung der Vergütung, zur Planung und Nachverfolgung von bezahltem/unbezahltem Urlaub, zur Erstellung der Personalakte und zur Verwaltung der entsprechenden Prozesse,
• zur Gewährung von Nebenleistungen und Vorteilen an die Mitarbeiter, zur Schulungsplanung, Berichterstattung über Schulungen, Erstellung von Schulungszertifikaten, Nachverfolgung der an den durchgeführten Schulungen teilnehmenden Mitarbeiter, Nachverfolgung der Entwicklungsprozesse infolge erhaltener Schulungen, Durchführung von Leistungs-/Fähigkeitsbewertungen und Karriereentwicklungsprozessen,
• zur Umsetzung von Arbeits- und Gesundheitsschutzmaßnahmen,
• zur Kontrolle von Ein- und Austritten der Mitarbeiter,
• zur Bewertung der Chancengleichheit innerhalb des Unternehmens und zur Gleichbehandlung von Mitarbeitern in derselben Position,
• zur Eröffnung eines obligatorischen individuellen Rentenversicherungskontos,
• zur Ausstellung einer Krankenversicherungspolice,
• zur Erstellung von Visitenkarten,
• zur Feststellung und Berechnung der Förderungen, von denen wir im Rahmen der einschlägigen Gesetzgebung profitieren können,
• zur Durchführung von SGK-Meldungen, İŞKUR-Meldungen, Polizeimeldungen sowie Förder- und gesetzlichen Verpflichtungsinformationen und zur Erfüllung künftiger Anfragen,
• zur Zahlung von Lohnpfändungsabzügen im Zusammenhang mit Vollstreckungsakten der Mitarbeiter,
• zur Durchführung gesetzlicher Meldungen bei Arbeitsunfällen,
• zur Durchführung von Buchhaltungs- und Finanzprozessen, zur Budgetplanung sowie zur Durchführung interner/externer Berichterstattungs-, Kontroll- und Prüfungsaktivitäten,
• zur Durchführung von Disziplinar- und Ethikmanagementprozessen,
• zur Bestätigung, dass der Mitarbeiter, dem ein Fahrzeug zugewiesen oder zur Verfügung gestellt wird, zum Führen eines Fahrzeugs geeignet ist und seine Fahrerlaubnis aus keinem Grund verloren hat,
• zur Regelung der Beziehungen unseres Unternehmens zu Lieferanten, mit denen es Dienstleistungen erbringt/erhält oder zusammenarbeitet,
• zur Durchführung aller operativen Tätigkeiten unseres Unternehmens durch die entsprechenden Geschäftsbereiche und zur Abwicklung der damit verbundenen Geschäftsprozesse,
• zur Verwaltung des Arbeitsplatzes, zur Durchführung der Arbeit und zur Umsetzung von Arbeitsplatzrichtlinien,
• zur Planung der kommerziellen und/oder geschäftlichen Strategien unseres Unternehmens,
• zur Sicherstellung und zum Schutz von Arbeitsplatzinteressen,
• zur Gewährleistung der physischen Sicherheit des Unternehmens,
• zur Planung und/oder Durchführung von Tätigkeiten zur Gewährleistung der rechtlichen und technischen Sicherheit unseres Unternehmens und der relevanten Personen, die mit unserem Unternehmen in Geschäftsbeziehungen stehen,
• für medizinische Notfallmaßnahmen, zur Weitergabe der Blutgruppe und gegebenenfalls von Gesundheitsinformationen,
• zur Erfüllung gerichtlicher Entscheidungen,
• wenn die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten zur Begründung eines Rechts oder aufgrund gesetzlicher Bestimmungen sowie zu dessen Ausübung oder Schutz zwingend erforderlich ist,
• wenn sie für unternehmensinterne, nationale oder internationale Sicherheits- und Vertraulichkeitszwecke erforderlich ist oder wenn dies von den zuständigen Justiz- oder Verwaltungsbehörden verlangt wird,
• zur Einrichtung von Informationssystemen und zur Gewährleistung ihrer Sicherheit sowie zur Nachverfolgung rechtlicher Verfahren und Gerichtsprozesse,
• zur Durchführung von Aufbewahrungs- und Archivierungstätigkeiten

werden zu diesen Zwecken verarbeitet, geschützt und in erforderlichen Fällen mit Dritten und Institutionen geteilt.

WEITERGABE PERSONENBEZOGENER DATEN AN DRITTE

Personenbezogene Daten der Mitarbeiter können gemäß den in den Artikeln 8 und 9 des Gesetzes genannten Voraussetzungen für die Verarbeitung personenbezogener Daten zur Verwirklichung der Zwecke an öffentliche Institutionen und Organisationen sowie an in der Türkei ansässige natürliche und juristische Personen des Privatrechts, mit denen Geschäftsbeziehungen bestehen, übermittelt werden.

In diesem Zusammenhang können personenbezogene Daten der Mitarbeiter insbesondere, jedoch nicht beschränkt auf die nachstehenden Stellen, weitergegeben werden;

• an öffentliche Institutionen und Organisationen,
• an die Sozialversicherungsanstalt zum Zweck der Einzahlung der Versicherungsprämien von Mitarbeiter und Arbeitgeber,
• an das Softwareunternehmen des Buchhaltungsprogramms, in das Daten zur Durchführung von Lohn- und Buchhaltungsprozessen eingegeben werden,
• an den Betriebsarzt, damit Gesundheitsdaten für Behandlung und Gesundheitskontrollen verwendet werden können,
• an die Arbeitsschutz- und Arbeitssicherheitsfirma zum Zweck der Gewährleistung von Arbeits- und Gesundheitsschutz,
• an İŞKUR oder Beratungsunternehmen, damit Mitarbeiter und Arbeitgeber von Förderungen profitieren können,
• an Rechtsanwälte und, sofern gesetz- und verfahrenskonform, an relevante Institutionen zum Zweck der Erfüllung rechtlicher Anforderungen wie Gerichtsbeschlüsse oder Beweisanforderungen, damit Verteidigungsrechte ausgeübt werden können,
• an die beratende Rechtsanwaltskanzlei und die Vollstreckungsbehörden, um die Rechtmäßigkeit der Arbeitsplatzverwaltung sicherzustellen und auf an den Arbeitsplatz gerichtete Schreiben im Rahmen des Vollstreckungs- und Insolvenzgesetzes zu antworten,
• an die Unternehmen, mit denen wir zum Zweck des Drucks von Visitenkarten zusammenarbeiten,
• an staatliche Stellen, insbesondere an das Ministerium für Arbeit und soziale Sicherheit sowie das Finanzministerium, zur Erfüllung der Arbeitgeberpflichten,
• an Banken innerhalb des Verbands der türkischen Banken oder andere Finanzinstitute zum Zweck der Durchführung von Zahlungen,
• an Versicherungsgesellschaften im Rahmen des obligatorischen individuellen Rentensystems,
• an Versicherungsgesellschaften im Rahmen der Krankenversicherung,
• an Vermittlungsstellen im Rahmen der Durchführung von Auslandsreisen,
• an Dienstleister, von denen Unterstützung im Bereich Informationstechnologie (Server, Hosting, Software, Cloud, Server usw.) bezogen wird.

9. AUFBEWAHRUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

Unser Unternehmen bewahrt personenbezogene Daten für die zur Erreichung des Verarbeitungszwecks erforderliche Dauer und mindestens für die in der einschlägigen Gesetzgebung vorgesehene Mindestdauer auf. In diesem Zusammenhang stellt unser Unternehmen zunächst fest, ob in den einschlägigen Vorschriften eine Frist für die Aufbewahrung personenbezogener Daten vorgesehen ist; ist eine Frist festgelegt, handelt es entsprechend dieser Frist. Besteht keine gesetzliche Frist, werden personenbezogene Daten für die zur Erreichung des Verarbeitungszwecks erforderliche Dauer aufbewahrt. Nach Ablauf der festgelegten Aufbewahrungsfristen werden personenbezogene Daten entsprechend den periodischen Vernichtungsfristen oder auf Antrag unserer Mitarbeiter und unter Anwendung der festgelegten Vernichtungsmethoden (Löschung und/oder Vernichtung und/oder Anonymisierung) vernichtet.

VERFAHREN ZUR LÖSCHUNG, VERNICHTUNG UND ANONYMISIERUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

Personenbezogene Daten, die vom Unternehmen insbesondere in Übereinstimmung mit der Verfassung der Republik Türkiye sowie den einschlägigen Gesetzen und Verordnungen verarbeitet werden, werden gemäß Artikel 7 des KVK-Gesetzes gelöscht, vernichtet oder anonymisiert, wenn die Gründe für ihre Verarbeitung entfallen, entweder durch eine vom Unternehmen getroffene Entscheidung oder auf Antrag der betroffenen Person.

Im Rahmen der Löschung und Vernichtung personenbezogener Daten werden diese vom Unternehmen physisch vernichtet, mit sicheren Methoden aus der Software gelöscht und, falls erforderlich, durch Fachleute sicher und unwiederbringlich entfernt.

Das Unternehmen berücksichtigt bei der Löschung, Vernichtung oder Anonymisierung personenbezogener Daten auch die in anderen Gesetzen enthaltenen Bestimmungen sowie die von der KVK-Behörde durch Verordnung festgelegten Verfahren und Grundsätze.

RECHTE UNSERER MITARBEITER UND AUSÜBUNG DIESER RECHTE

Rechte unserer Mitarbeiter

Im Rahmen von Artikel 11 des Gesetzes zum Schutz personenbezogener Daten haben Mitarbeiter unter der Voraussetzung, dass sie ihre Identität nachweisen, die folgenden Rechte.

• Zugang zu ihren eigenen personenbezogenen Daten
• Zu erfahren, welche personenbezogenen Daten verarbeitet werden
• Zu wissen, mit wem personenbezogene Daten geteilt werden
• Den Zweck der Verarbeitung personenbezogener Daten zu erfahren und zu wissen, ob sie zweckentsprechend verwendet werden
• Zu wissen, wie und in welcher Form die vom Arbeitgeber verarbeiteten personenbezogenen Daten gespeichert werden
• Zu erfahren, wer innerhalb des Arbeitsplatzes Zugang zu den vom Arbeitgeber verarbeiteten personenbezogenen Daten haben kann
• Die Berichtigung falsch oder unvollständig verarbeiteter personenbezogener Daten zu verlangen
• Zu verlangen, dass die Ausübung des Berichtigungs- oder Löschungsrechts den Dritten mitgeteilt wird, an die personenbezogene Daten übermittelt wurden
• Im Falle eines Schadens aufgrund einer rechtswidrigen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten den Ersatz dieses Schadens zu verlangen
• Zu verlangen, dass meine personenbezogenen Daten gelöscht oder vernichtet werden, wenn die Gründe, die ihre Verarbeitung erfordern, entfallen sind, obwohl sie gemäß den einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen verarbeitet wurden
• Der Entstehung eines nachteiligen Ergebnisses zu widersprechen, das durch die Analyse der verarbeiteten Daten ausschließlich mittels automatisierter Systeme entsteht

Sie können Ihre Anträge in Bezug auf die oben genannten Rechte an unser Unternehmen übermitteln, indem Sie das Antragsformular für betroffene Personen von Çağ Çelik - Ceyhun Günen ausfüllen, das Sie unter https://www.cagcelik.com/tr/kvkk erreichen können.

Antragswege

Anträge personenbezogener Dateninhaber in Bezug auf ihre aus dem KVK-Gesetz resultierenden Rechte müssen uns gemäß Artikel 13 des KVK-Gesetzes schriftlich oder durch andere von der Behörde zum Schutz personenbezogener Daten („Behörde“) festzulegende Methoden übermittelt werden:

Ihre im Antrag enthaltenen Begehren werden je nach Art des Antrags so schnell wie möglich und spätestens innerhalb von 30 (dreißig) Tagen unentgeltlich bearbeitet und Ihnen schriftlich oder elektronisch mitgeteilt. Erfordert der Vorgang jedoch zusätzliche Kosten, wird Ihnen die von der Behörde zum Schutz personenbezogener Daten festgelegte Gebühr in Rechnung gestellt.

Wird der gestellte Antrag oder das Begehren vom Unternehmen als berechtigt angesehen, wird die erforderliche Maßnahme unverzüglich umgesetzt. Im Falle der Ablehnung des gestellten Antrags oder Begehrens wird die Begründung der Ablehnung der betreffenden Person in der im Antrags- und Begehren-Schreiben angegebenen Form schriftlich oder elektronisch mitgeteilt.

Im Falle der Ablehnung des Antrags oder Begehrens durch das Unternehmen, wenn die gegebene Antwort als unzureichend angesehen wird oder wenn nicht fristgerecht geantwortet wird, hat die betreffende Person das Recht, innerhalb von 30 (dreißig) Tagen ab Kenntnisnahme der Antwort auf Antrag und Begehren und in jedem Fall innerhalb von 60 (sechzig) Tagen ab dem Datum des Antrags Beschwerde bei der KVK-Behörde einzulegen.

IDENTITÄTS- UND KONTAKTINFORMATIONEN DES VERANTWORTLICHEN

Dieses Informationsschreiben wurde von Çağ Çelik - Ceyhun Günen, gegründet in Türkiye und mit den nachstehend angegebenen Informationen, in seiner Eigenschaft als „Verantwortlicher“ an die betreffenden Dateninhaber gerichtet erstellt.